Für Vereine: Das OpenOffice.org-Kassenbuch

Buchführung mit OpenOffice

Denkt man an Buchführung, bedeutet das in vielen Unternehmen komplizierte, doppelte Buchführung nach
kaufmännischen Gesichtspunkten. Dabei ist Buchführung häufig gar nicht so kompliziert wie viele denken! Und gerade für kleinere Betriebe, Selbständige oder auch Vereine wäre eine doppelte Buchführung einfach „überdimensioniert“. In diesen Beispielen reicht oft eine simple Einnahme-Überschussrechnung vollkommen
aus. Also eine „vereinfachte“ Buchführung, bei der „nur“ alle Einnahmen und Ausgaben chronologisch als eigene Belege gebucht werden. Dabei wird in der Regel nur mit einem Gegenkonto gearbeitet: Entweder dem Bankkonto oder dem Kassenkonto. Am Jahresende schliesslich schaut man auf den Saldo und erhält so den Jahresüberschuss.

Schnellerer Überblick mit dem OpenOffice Kassenbuch

Berücksichtigen muss man lediglich die Steuer (Vor- bzw. Mehrwertsteuer) und gewisse steuerrechtlichen Grundlagen. Nun ist aber auch diese einfache Buchführung für viele Organisationen noch zu groß. Also für
all jene, die nicht mehrwertsteuerpflichtig sind oder deren Organisation noch eine zusätzliche Buchhaltung besitzt, man aber unabhängig davon einen schnellen Überblick über die vor Ort geführte Kasse haben möchte. Und genau dafür wurde das OpenOffice.org-Kassenbuch entwickelt.

 

 

Das OpenOffice.org Kassenbuch (OOoKB) dient nicht-mehrwertsteuerpflichtigen Organisationen zur Erfassung und Überwachung der Ein- und Ausgaben in Form eines elektronischen Kassenbuchs. In diesem werden Bar-Belege chronologisch gespeichert. Umfangreiche Berichtsfunktionen und Auswertungen lassen stets einen Blick auf den aktuellen Kassenstand zu.

Rechnungen für die nachfolgende Buchhaltung gesondert verbuchen

Darüber hinaus können Rechnungen – also bargeldlose Transaktionen – erfasst und gesondert verbucht werden. Dies dient überwiegend der Vorbereitung und Sortierung einer nachfolgenden Buchhaltung. Mit Barbelegen und Rechnungen sind in der Regel alle Transaktionen einer kleineren Organisation erfasst und die
Ergebnisse spiegeln die Geschäftstätigkeit komplett wieder. Neben unterschiedlichen Konten können auch noch Projekte separat erfasst und abgerechnet werden. Einzelne Projekte können auch wie Kostenstellen interpretiert werden – eine ausführliche Auswertung ist dann das Ergebnis.
Das ganze Programm basiert auf einer Calc-Tabelle in OpenOffice.org und ist komplett in OpenOffice.org Basic realisiert worden. Dabei wurde auf eine möglichst einfache Benutzerführung Wert gelegt, wobei diese
fast ausschliesslich über Dialoge realisiert ist. Das bedeutet aber auch, dass direkte Eingaben in die Calc-Tabellen in der Regel nicht notwendig und auch nicht erwünscht sind; einzige Ausnahmen: Der Kassenabgleich. Dort sind einige Zellen freigeschaltet und nehmen Benutzereingaben auf. Alle anderen Zellen und Tabellen sind für Eingaben gesperrt, wodurch eine mögliche Fehlbedienung ausgeschlossen wird.

Benutzergruppen

Das Kassenbuch ist konsequent auf zwei Nutzergruppen hin programmiert:

Der normale Benutzer

Den „normalen“ Bediener, der Daten eingibt und Auswertungen vor nimmt beziehungsweise druckt.

Der Administrator

Den Administrator, der darüber hinaus wesentliche Einstell- und Konfigurationsarbeiten am Programm selbst vornimmt und dieses somit optimal zum jeweiligen Einsatz an passt. Um in den Administrator-Modus umzuschalten, ist ein Passwort nötig, das der Administrator selbst setzen kann.

Installation und Inbetriebnahme

Eine Installation des Programmes ist nicht erforderlich. Das OOoKB kommt als OpenOffice.org Calc-Vorlagendatei und kann direkt aufgerufen werden.

Es hat jedoch Sinn, zuerst ein spezielles Verzeichnis zu erzeugen und dort dann die Vorlagendatei sowie alle andern benötigten Dateien (zum Beispiel „Logos“) unterzubringen – und dieses Verzeichnis auch zum Speichern der jeweiligen Kassenbücher zu verwenden.

Da das Kassenbuch Makro-gesteuert wird, hat es weiter auch Sinn, den Pfad (also das
gerade erzeugte Verzeichnis) in den Optionen von OpenOffice.org als „sicheres Verzeichnis“ aufzunehmen. Dann entfällt der Dialog zum Ausführen der Makros.

Weitere detaillierte Hinweise zum Programmstart und zu notwendigen Einstellungen finden sich in der Bedienungsanleitung zum OpenOffice.org Kassenbuch, die Sie [hier] als PDF-Datei finden.

Programmstart

Beim ersten Start öffnet sich sofort ein Dialogfenster und fordert den Benutzer auf, wesentliche Grunddaten einzugeben. Zwar lassen sich diese Daten auch später noch ändern beziehungsweise eingeben, es empfiehlt
sich aber, bereits jetzt die wichtigsten zu fixieren. Mindestens den Einrichtungsnamen, das Geschäftsjahr sowie die Nummernkreise sollten Sie bereits jetzt eingeben.
Diese werden nämlich intern gebraucht und beeinflussen den Programmfluss. Nach Abschluss des Dialoges sehen Sie die Stammdaten-Tabelle, welche auch ein Menü der typischen Aufgaben bereithält. Im Normalfall steuern Sie die meisten Aufgaben von hier. Über die Aufgaben wird der Belegeingabe-Dialog aufgerufen, über den alle neuen Rechnungen und Belege gebucht werden. Dies ist die typische Aufgabe.

Verwaltung bietet weitere (Administrator)-Funktionen

Über die Verwaltung können dann alle anderen Aufgaben erledigt werden. Hier gibt es auch die Möglichkeit, Auswertungsseiten direkt aufzurufen. Für manche Verwaltungsaufgaben benötigt man Administrator-Rechte (zum Beispiel zum Hinzufügen von neuen Konten), dazu muss man aber das Passwort wissen. Der Administrator-Status ist durch die eingedrückte Schalfläche und einem rotem Schalterhintergrund zu erkennen. Im Übrigen zeigt die Stammdatenseite den aktuellen Kassenstand in einem Betrag an.

 

 

Belege / Rechnungen eingeben

Es öffnet sich ein entsprechender Dialog, der Ihnen nun das Einbuchen erleichtert: Auf der linken Seite befinden sich einige Buttons für spezielle Aktionen – rechts ist der Eingabebereich.

Die Dialogmasken für Rechnungen und Belege sind identisch, nur die Beschriftung ist unterschiedlich. Über die Schalfläche „Belege erfassen“ bzw. „Rechnungen erfassen“ können Sie jederzeit zwischen beiden Varianten wechseln. Sie können jede Einnahme oder Ausgabe einem Konto oder einer Kategorie zuordnen, so dass Sie später auch entsprechende Auswertungen erhalten können. Zusätzlich ist es möglich, noch eine weitere Unterteilung in Projekte zu erreichen.

Chronologische Sortierung der Daten

Eingegebene Daten werden in der passenden Monatstabelle (entsprechend dem eingegebenen Belegdatum) als Datensatz gespeichert, wobei der neue Datensatz ganz unten angefügt wird, die Summenzeilen entsprechend nach unten gerückt und die Summen jeweils neu berechnet werden. Dadurch ändern sich auch die Überträge und die entsprechenden Auswertungen.

Das ganze basiert auf benannten Bereichen, die interen über Makros jeweils angepasst werden. Insofern wäre ein manueller Eintrag in die Tabellen auch gar nicht hilfreich. Während Belege (Barbelege – also die eigentliche Kasse) in Monatstabellen aufgegliedert werden, erfolgt die Buchung der Rechnungen in einer separaten Tabelle – chronologisch. Jede dieser Journale kann kann bequem ausgedruckt werden und stellt dann übersichtlich alle relevanten Daten zur Verfügung.

Auswertung

Kein Kassenbuch ohne eine ausführliche Auswertung! Hier werden in einer Tabelle die Einnahmen und Ausgaben über das Jahr verteilt in Summen aufgelistet. Und zwar sowohl nach Monaten als auch nach Konten.

Über die jeweiligen Zeilen – oder Spaltensummen erhält man zusätzliche Informationen über den Jahresverlauf. Und wem diese Jahresübersicht – die übrigens mit jeder Buchung aktualisiert wird – nicht reicht, der kann sich auch detailliert jedes Konto oder Projekt einzeln auswerten lassen und diese Liste dann ausdrucken.

In der Einzelauswertung werden die Buchungen chronologisch für das Konto aufgeführt, getrennt nach Barbelegen und Rechnungen. Über alles wird ein Saldo gebildet und mit einem eventuell vergebene Budget verglichen. Dadurch erhält man eine umfassende Auskunft und eine detaillierte Übersicht über das eigene Geschäft.

Kassenabgleich

Neben den einzelnen Auswertungen der Konten und Projekte sowie der Auswertungsübersicht bietet das Programm auch die Möglichkeit, einen einfachen und schnellen Kassenabgleich durchzuführen. Hierzu geht man in die Tabelle Kassenabgleich und zählt physikalisch das in der Kasse vorhandene Geld. Die Ergebnisse der einzelnen Gruppen gibt man direkt in die Tabelle ein (nur die gelb hinterlegten Felder können ausgefüllt werden), fügt eventuell noch nicht gebuchte Einnahmen oder Ausgaben hinzu, fertig: Man sieht sofort, ob die Kasse stimmt oder ob es Differenzen gibt.

Administratormodus

Noch ein paar Worte zum Adminstratormodus: Schaltet man in diesen um (das Passwort ist mit „0000“ voreingestellt), so fällt zunächst auf, dass jetzt eine weiter Tabelle vorhanden ist: Formeln. In dieser Tabelle gibt es ein eigenes Administrator-Verwaltungsmenü sowie die Speicherorte für das Passwort und die Erstinitialisierung. Das Standard-Passwort für den Administratormodus ist 0000.

Als Administrator kann man auch alle Zellen der Calc-Tabellen direkt bearbeiten und somit umfangreiche Anpassungen vornehmen.

Hinweis auf Bedienungsanleitung

Man sollte sich intensiv mit dem Programm beschäftigt und sowohl die Bedienungsanleitung als auch die ausführliche Dokumentation gelesen haben. Ein so komplexe Vorlage bietet natürlich auch viele Möglichkeiten, Störungen einzubauen. Programmfehler oder Abstürze wären die Folge.